Checkliste: UX-Agentur auswählen

1 Vor der Suche: das Briefing

Das Briefing beantwortet diese Punkte auf zwei bis drei Seiten.

• Ausgangslage: Produkt, Anlass, was bisher passiert ist
• Ziel und Messgröße: was sich ändern soll und woran du es merkst
• Nutzergruppen: wer das Produkt nutzt, was du über sie weißt und was nicht
• Umfang: was die Agentur leisten soll und was ausdrücklich nicht
• Grundlagen: Daten, frühere Research-Ergebnisse, Designsystem, Technik
• Rahmen: Zeitplan, Budgetrahmen, Regulierung, Barrierefreiheit, Datenschutz
• Beteiligte: Ansprechperson, wer entscheidet, Fachbereiche, Entwicklung
• Verfahren: Termine, Auswahlkriterien mit Gewichtung, gewünschte Form des Angebots

2 Shortlist prüfen: acht Kriterien

Nur wer die meisten Kriterien belegen kann, kommt auf die Shortlist von drei bis fünf Agenturen.

• Sie fragt, bevor sie zeigt. Achte im Erstgespräch darauf, ob die Agentur Fragen stellt, bevor sie eigene Arbeiten zeigt. Präsentiert sie zuerst, ist das ein Warnsignal.
• Research gehört zur Methode. Lass dir einen anonymisierten Research- oder Testbericht zeigen. Gut sind Befunde, die nach Schwere geordnet und mit konkreten Empfehlungen verbunden sind.
• Case Studies zeigen Wirkung, nicht nur Oberflächen. Frag bei zwei Case Studies: Welche Messgröße hat sich verändert, und woher wisst ihr das?
• Erfahrung mit vergleichbarer Komplexität. Bitte um zwei Referenzkontakte aus ähnlich komplexen Projekten und ruf sie an. Frag, was sie beim nächsten Mal anders machen würden.
• Du kennst das Team, das arbeitet. Lass dir das Projektteam namentlich ins Angebot schreiben und vereinbare, dass Wechsel deine Zustimmung brauchen.
• Die Übergabe an die Entwicklung funktioniert. Lass dir eine echte Übergabedatei aus einem abgeschlossenen Projekt zeigen und frag deine Entwicklung, ob sie damit arbeiten könnte.
• Barrierefreiheit ist Standard. Frag, wie Barrierefreiheit im Projekt geprüft wird, und lass dir ein Prüfprotokoll als Beispiel zeigen.
• Datenschutz im Research ist geregelt. Lass dir Muster-Einwilligung und AV-Vertrag vor dem Auftrag schicken und gib beides früh an deine Datenschutzstelle.

3 Erstgespräch: zwölf Fragen

Allen Agenturen dieselben Fragen stellen, zu zweit getrennt mitschreiben.

• 1. Was müsstet ihr über unsere Nutzerinnen und Nutzer wissen, bevor ihr etwas entwerft?
  Warnsignal: „Das sehen wir im Design.“ Oder es folgen sofort Ideen für Oberflächen.
• 2. Wie würdet ihr in den ersten vier Wochen vorgehen?
  Warnsignal: Eine Standardfolie zum Designprozess, die auf jedes Projekt passen würde.
• 3. Woran messen wir am Ende, ob das Projekt erfolgreich war?
  Warnsignal: „Zufriedene Nutzer“ ohne Messung oder der Hinweis, UX lasse sich nicht messen.
• 4. Wer genau arbeitet an unserem Projekt, mit wie viel Erfahrung und welchem Zeitanteil?
  Warnsignal: „Das Team stellen wir nach dem Auftrag zusammen.“
• 5. Welches Projekt lief nicht gut, und was habt ihr daraus gelernt?
  Warnsignal: Kein Beispiel oder die Schuld liegt ausschließlich beim Kunden.
• 6. Wie arbeitet ihr mit unserer Entwicklung zusammen?
  Warnsignal: „Am Ende bekommt ihr die Figma-Datei.“
• 7. Wie stellt ihr Barrierefreiheit sicher?
  Warnsignal: Barrierefreiheit als Zusatzpaket oder als Prüfung ganz am Ende.
• 8. Wie findet ihr Testpersonen, und wie schützt ihr ihre Daten?
  Warnsignal: Vage Antworten oder Aufnahmen in Werkzeugen ohne geklärte Datenverarbeitung.
• 9. Was passiert, wenn der Research zeigt, dass unsere Annahme falsch ist?
  Warnsignal: „Wir setzen um, was beauftragt ist.“
• 10. Wie rechnet ihr ab, und was ist nicht im Angebot enthalten?
  Warnsignal: Eine Pauschale ohne Annahmen oder die Antwort „Das klären wir später“.
• 11. Wie kann unser Team ohne euch weitermachen, und wem gehören die Ergebnisse?
  Warnsignal: Rechte bleiben bei der Agentur, oder Wissen ist nur in ihren Köpfen.
• 12. Welche Fragen habt ihr an uns?
  Warnsignal: Keine Fragen.

5 Vor der Unterschrift

• Das Projektteam steht namentlich im Vertrag, Wechsel brauchen deine Zustimmung.
• Annahmen und Ausschlüsse des Angebots sind schriftlich festgehalten.
• Abrechnungsmodell und Kostendach sind vereinbart.
• Nutzungsrechte an Entwürfen, Dateien und Research-Daten liegen bei dir.
• Der AV-Vertrag ist unterschrieben, die Datenschutzstelle ist informiert.
• Alle Agenturen der Shortlist haben eine begründete Rückmeldung bekommen.