UX-Agentur finden: So wählst du die richtige aus

1 Brauchst du überhaupt eine UX-Agentur?

Eine Agentur lohnt sich, wenn du für einige Monate ein eingespieltes Team aus mehreren Disziplinen brauchst. Für eine klar umrissene Einzelaufgabe reicht oft ein Freelancer. Gehört UX dauerhaft zum Kern deines Produkts, solltest du zusätzlich ein eigenes Inhouse-Team aufbauen.

Oft ist eine Mischung am sinnvollsten: Eine Agentur bringt das Projekt in Gang und arbeitet die Menschen ein, die du parallel intern einstellst. Dann sollte der Wissensaufbau ausdrücklich im Auftrag stehen, etwa als gemeinsames Arbeiten, Schulungen und dokumentierte Methoden. Welche Mischmodelle es gibt und was Studien und Fachleute dazu sagen, steht ausführlich in UX-Agentur oder Inhouse?

Prüfschritt: Kannst du die Aufgabe in einem Satz beschreiben und einer einzigen Person übergeben? Dann frag zuerst zwei oder drei Freelancer an, bevor du Agenturen kontaktierst.

2 Welche Arten von UX-Agenturen gibt es?

Ob sie sich UX-Agentur, UX-Design-Agentur oder Usability-Agentur nennen: Dahinter stehen vier sehr verschiedene Anbieterarten. Wer Angebote verschiedener Arten nebeneinanderlegt, vergleicht Leistungen, die nichts miteinander zu tun haben.

• Research- und Usability-Spezialisten

  Stärken

  Nutzerforschung und Usability-Tests, oft mit eigenem Labor und eigenem Pool an Testpersonen.

  Typische Projekte

  Usability-Tests, Interviews, Befragungen, Barrierefreiheitsprüfungen

  Budgetrahmen

  8.000 bis 60.000 Euro je Studie

  Grenze

  Gestaltung und Umsetzung gehören meist nicht dazu.

• UX/UI-Design-Studios

  Stärken

  Konzept, Interface-Design, Prototypen und Designsysteme.

  Typische Projekte

  Redesign einer App oder Webanwendung, erste Produktversion, Designsystem

  Budgetrahmen

  30.000 bis 250.000 Euro

  Grenze

  Research ist oft nur Ergänzung. Frag nach der Tiefe.

• Full-Service-Digitalagenturen

  Stärken

  Design, Entwicklung und oft Marketing aus einer Hand.

  Typische Projekte

  Website-Relaunch, Onlineshop, Plattform mitsamt Umsetzung

  Budgetrahmen

  Ab 100.000 Euro, mit Entwicklung oft deutlich mehr

  Grenze

  UX ist eine Abteilung unter vielen. Prüfe, wer die UX-Arbeit macht.

• UX- und Produktberatungen

  Stärken

  Komplexe Fachanwendungen, Produktstrategie und die Befähigung eigener Teams.

  Typische Projekte

  Enterprise- und B2B-Software, UX-Strategie, Aufbau von UX im Unternehmen

  Budgetrahmen

  50.000 Euro bis mehrere Hunderttausend Euro, oft über längere Zeit

  Grenze

  Höhere Tagessätze; die Umsetzung liegt meist bei deiner Entwicklung.

Budgetrahmen: Erfahrungswerte für Projekte im deutschsprachigen Raum, netto, Stand 2026.

Prüfschritt: Zähl auf der Website jeder Agentur, wie viele Case Studies Research zeigen und wie viele nur fertige Oberflächen. Das verrät die Art schneller als die Selbstbeschreibung.

3 Auswahlkriterien: Woran du eine gute UX-Agentur erkennst

Acht Kriterien trennen gute von mittelmäßigen UX-Agenturen. Fast alle kannst du vor dem Auftrag prüfen, wenn du nach Belegen fragst statt nach Behauptungen.

1. 1 Sie fragt, bevor sie zeigt

   Eine gute UX-Agentur will zuerst verstehen: Wer nutzt das Produkt, wofür, welches Geschäftsziel steht dahinter, und woran misst du Erfolg? Wer im ersten Gespräch schon Lösungen präsentiert, gestaltet für eigene Annahmen statt für deine Nutzerinnen und Nutzer.

   So prüfst du es: Achte im Erstgespräch darauf, ob die Agentur Fragen stellt, bevor sie eigene Arbeiten zeigt. Präsentiert sie zuerst, ist das ein Warnsignal.

2. 2 Research gehört zur Methode

   User Research heißt: mit Menschen sprechen, die das Produkt nutzen, sie beobachten und Daten auswerten. Eine gute Agentur plant das fest ein und begründet, welche Methode zu welcher Frage passt, statt immer dieselbe Umfrage anzubieten.

   So prüfst du es: Lass dir einen anonymisierten Research- oder Testbericht zeigen. Gut sind Befunde, die nach Schwere geordnet und mit konkreten Empfehlungen verbunden sind.

3. 3 Case Studies zeigen Wirkung, nicht nur Oberflächen

   Schöne Screens belegen Handwerk, aber nicht, ob das Produkt danach besser funktionierte. Starke Case Studies nennen Ausgangsproblem, Vorgehen, Entscheidungen und ein Ergebnis, etwa weniger Supportanfragen oder kürzere Bearbeitungszeiten.

   So prüfst du es: Frag bei zwei Case Studies: Welche Messgröße hat sich verändert, und woher wisst ihr das?

4. 4 Erfahrung mit vergleichbarer Komplexität

   Eine Shopping-App und eine Software zur Produktionsplanung verlangen verschiedene Fähigkeiten. Wichtiger als dieselbe Branche ist vergleichbare Komplexität: viele Rollen, viel Fachlogik, Regulierung, gewachsene Altsysteme.

   So prüfst du es: Bitte um zwei Referenzkontakte aus ähnlich komplexen Projekten und ruf sie an. Frag, was sie beim nächsten Mal anders machen würden.

5. 5 Du kennst das Team, das arbeitet

   Im Pitch präsentieren oft die Erfahrensten, im Projekt arbeiten dann andere. Entscheidend sind Namen, Rollen, Erfahrung und Zeitanteil der Personen, die tatsächlich an deinem Projekt sitzen.

   So prüfst du es: Lass dir das Projektteam namentlich ins Angebot schreiben und vereinbare, dass Wechsel deine Zustimmung brauchen.

6. 6 Die Übergabe an die Entwicklung funktioniert

   Die Übergabe der Entwürfe an die Entwicklung (Handoff) entscheidet, ob gutes Design gut umgesetzt wird. Dazu gehören Komponenten mit allen Zuständen, Spezifikationen, ein Designsystem, also eine gepflegte Bibliothek wiederverwendbarer Bausteine, und die Bereitschaft, die Umsetzung zu prüfen.

   So prüfst du es: Lass dir eine echte Übergabedatei aus einem abgeschlossenen Projekt zeigen und frag deine Entwicklung, ob sie damit arbeiten könnte.

7. 7 Barrierefreiheit ist Standard

   Seit dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) für viele digitale Angebote an Verbraucherinnen und Verbraucher, etwa Onlineshops und Bankdienstleistungen. Maßstab ist in der Praxis die WCAG 2.1 auf Stufe AA, eine internationale Richtlinie für barrierefreie Webinhalte. Eine gute Agentur berücksichtigt sie von Anfang an, nicht erst bei der Abnahme.

   So prüfst du es: Frag, wie Barrierefreiheit im Projekt geprüft wird, und lass dir ein Prüfprotokoll als Beispiel zeigen.

8. 8 Datenschutz im Research ist geregelt

   Interviews und Tests erzeugen personenbezogene Daten, oft mit Video- und Tonaufnahmen. Die Agentur braucht Einwilligungserklärungen, Löschfristen, DSGVO-konforme Werkzeuge und mit dir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag). Konzerne verlangen häufig zusätzlich Nachweise zur Informationssicherheit.

   So prüfst du es: Lass dir Muster-Einwilligung und AV-Vertrag vor dem Auftrag schicken und gib beides früh an deine Datenschutzstelle.

Prüfschritt: Geh mit diesen acht Kriterien durch deine Longlist, bevor du Gespräche führst. Wer bei drei oder mehr Kriterien keinen Beleg liefern kann, kommt nicht auf die Shortlist.

5 Das Erstgespräch: zwölf Fragen und die Antworten, die du hören solltest

Im Erstgespräch, oft Discovery Call genannt, prüfst du vor allem, wie eine Agentur denkt. Gute Antworten sind konkret und führen zu Rückfragen, schwache bleiben allgemein oder versprechen zu viel. Diese zwölf Fragen helfen, beides zu unterscheiden.

1. 1 Was müsstet ihr über unsere Nutzerinnen und Nutzer wissen, bevor ihr etwas entwerft?

   Gute Antwort

   Konkrete Rückfragen zu Rollen, Aufgaben und Nutzungskontext und ein Vorschlag, wie sich Wissenslücken schließen lassen.

   Warnsignal

   „Das sehen wir im Design.“ Oder es folgen sofort Ideen für Oberflächen.

2. 2 Wie würdet ihr in den ersten vier Wochen vorgehen?

   Gute Antwort

   Ein Vorgehen, das auf euer Ziel zugeschnitten ist, mit Research, Zwischenergebnissen und Terminen, an denen ihr entscheidet.

   Warnsignal

   Eine Standardfolie zum Designprozess, die auf jedes Projekt passen würde.

3. 3 Woran messen wir am Ende, ob das Projekt erfolgreich war?

   Gute Antwort

   Vorschläge für Messgrößen, etwa Erfolgsquote bei Aufgaben, Bearbeitungszeit, Conversion oder Supportanfragen, und eine Messung vorher und nachher.

   Warnsignal

   „Zufriedene Nutzer“ ohne Messung oder der Hinweis, UX lasse sich nicht messen.

4. 4 Wer genau arbeitet an unserem Projekt, mit wie viel Erfahrung und welchem Zeitanteil?

   Gute Antwort

   Namen, Rollen und Erfahrung, dazu die Zusage, dass diese Personen auch im Projekt arbeiten.

   Warnsignal

   „Das Team stellen wir nach dem Auftrag zusammen.“

5. 5 Welches Projekt lief nicht gut, und was habt ihr daraus gelernt?

   Gute Antwort

   Ein konkretes Beispiel mit Ursache und einer Änderung, die die Agentur seitdem umsetzt.

   Warnsignal

   Kein Beispiel oder die Schuld liegt ausschließlich beim Kunden.

6. 6 Wie arbeitet ihr mit unserer Entwicklung zusammen?

   Gute Antwort

   Gemeinsame Termine mit der Entwicklung ab Projektstart, abgestimmte Komponenten und eine Prüfung der Umsetzung.

   Warnsignal

   „Am Ende bekommt ihr die Figma-Datei.“

7. 7 Wie stellt ihr Barrierefreiheit sicher?

   Gute Antwort

   WCAG 2.1 AA als Standard, Prüfungen während des Projekts und, wo möglich, Tests mit Menschen mit Behinderungen.

   Warnsignal

   Barrierefreiheit als Zusatzpaket oder als Prüfung ganz am Ende.

8. 8 Wie findet ihr Testpersonen, und wie schützt ihr ihre Daten?

   Gute Antwort

   Klare Wege zur Rekrutierung, also zur Suche passender Testpersonen, dazu Einwilligungen, Löschfristen und ein AV-Vertrag.

   Warnsignal

   Vage Antworten oder Aufnahmen in Werkzeugen ohne geklärte Datenverarbeitung.

9. 9 Was passiert, wenn der Research zeigt, dass unsere Annahme falsch ist?

   Gute Antwort

   Die Agentur sagt es klar, schlägt eine Kursänderung vor und erklärt, wie Umfang und Budget dann angepasst werden.

   Warnsignal

   „Wir setzen um, was beauftragt ist.“

10. 10 Wie rechnet ihr ab, und was ist nicht im Angebot enthalten?

    Gute Antwort

    Tagessätze, Aufwand je Phase, Annahmen und eine Liste der Ausschlüsse wie Rekrutierung, Lizenzen oder Reisen.

    Warnsignal

    Eine Pauschale ohne Annahmen oder die Antwort „Das klären wir später“.

11. 11 Wie kann unser Team ohne euch weitermachen, und wem gehören die Ergebnisse?

    Gute Antwort

    Übergaben, gemeinsames Arbeiten und Schulungen sind eingeplant; Dateien, Research-Daten und Nutzungsrechte gehen an euch.

    Warnsignal

    Rechte bleiben bei der Agentur, oder Wissen ist nur in ihren Köpfen.

12. 12 Welche Fragen habt ihr an uns?

    Gute Antwort

    Viele konkrete Fragen zu Zielen, Budget, Entscheidungswegen, Technik und Nutzergruppen.

    Warnsignal

    Keine Fragen.

Prüfschritt: Stell allen Agenturen der Shortlist dieselben Fragen, mit mindestens zwei Personen aus deinem Team, die getrennt mitschreiben. Vergleicht eure Notizen erst nach dem letzten Gespräch.

6 Ausschreibung und Pitch: So läuft die Vergabe ab

Für UX-Projekte bewährt sich ein schlanker Ablauf in sechs Schritten: drei bis fünf Agenturen auf der Shortlist, Erstgespräche, Angebote und am Ende ein bezahlter Workshop mit zwei oder drei Agenturen statt eines unbezahlten Pitches. Plane acht bis zehn Wochen ein.

1. Woche 1 bis 2

   Bedarf klären. Ziel, Nutzergruppen, Umfang, Budgetrahmen und Entscheidende festlegen. Das Ergebnis ist das Briefing.

2. Woche 2 bis 3

   Shortlist bilden. Quellen sind Empfehlungen aus deinem Netzwerk, Fachverbände wie die German UPA, Vorträge auf Fachkonferenzen und Case Studies. Die Bekanntheitsrangliste aus dem German-UPA-Branchenreport zeigt, welche Unternehmen UX-Fachleuten spontan einfallen. Sie misst Bekanntheit, nicht Qualität: ein Startpunkt, kein Urteil. Wo diese Unternehmen Büros haben, zeigt die Karte UX-Agenturen nach Standort.

3. Woche 3 bis 5

   Erstgespräche führen. Alle Agenturen bekommen dasselbe Briefing und dieselben zwölf Fragen.

4. Woche 5 bis 7

   Angebote einholen. Gib mindestens zwei Wochen Zeit und eine Gliederung vor: Vorgehen, Team, Aufwand je Phase, Annahmen, Ausschlüsse. Im Englischen heißt diese Anfrage Request for Proposal (RFP).

5. Woche 7 bis 9

   Bezahlter Workshop. Zwei oder drei Agenturen arbeiten einen halben oder ganzen Tag mit deinem Team an einer echten Frage aus dem Projekt.

6. Woche 9 bis 10

   Entscheiden. Bewertungsmatrix ausfüllen, Referenzen anrufen, Vertrag schließen und allen Agenturen eine begründete Rückmeldung geben.

Workshop statt Pitch

Beim klassischen Pitch entwerfen oft sechs bis zehn Agenturen unbezahlt Lösungen und präsentieren sie in einem Termin. Für UX-Projekte ist das meist das falsche Instrument. Gute Lösungen entstehen aus Research, den es zu diesem Zeitpunkt noch nicht gibt; Gratisentwürfe zeigen also Annahmen in schöner Form. Du lernst das Pitch-Team kennen, nicht das Projektteam. Und die Kosten verlorener Pitches fließen in die Tagessätze aller Kunden ein.

Im bezahlten Workshop arbeitet die Agentur mit deinem Team an einer echten Frage aus dem Projekt. Du siehst, wie sie fragt, moderiert und mit Widerspruch umgeht. Üblich ist ein halber bis ganzer Tag, vergütet mit etwa 2.000 bis 6.000 Euro je Agentur. Alternativ beauftragst du einen Discovery-Sprint, eine bezahlte Erkundungsphase von ein bis zwei Wochen, mit nur einer Agentur.

Ein formales Verfahren ist nötig, wenn das Vergaberecht es verlangt, etwa bei öffentlichen Auftraggebern. Ein Pitch mit Entwürfen kann sinnvoll sein, wenn es vor allem um visuelle Gestaltung geht. In beiden Fällen gilt: höchstens drei bis vier Agenturen, ein Pitchhonorar, offengelegte Bewertungskriterien und mindestens drei Wochen Zeit. Mehr zum Pitch-Ablauf sammelt die Initiative Die richtige Agentur der Verbände GWA, GPRA und BVDW.

Die Bewertungsmatrix

Mit einer Bewertungsmatrix entscheidest du nachvollziehbar statt nach Bauchgefühl. Jede Person im Auswahlteam bewertet jedes Kriterium zuerst allein von 1 bis 5, erst danach diskutiert ihr. So setzt sich nicht die lauteste Meinung durch.

Prüfschritt: Leg Kriterien und Gewichte fest, bevor das erste Angebot eintrifft, und nenne sie den Agenturen im Briefing.

7 Was kostet eine UX-Agentur?

UX-Agenturen in Deutschland berechnen meist 90 bis 165 Euro netto pro Stunde, also etwa 700 bis 1.300 Euro pro Personentag; große und spezialisierte Agenturen bis 200 Euro pro Stunde. In München liegen die Sätze spürbar höher als in Berlin. Ein Usability-Test kostet ab etwa 8.000 Euro, ein UX-Projekt über mehrere Monate oft 100.000 Euro und mehr.

Berlin und München: typische Spanne, also die mittlere Hälfte der Sätze, die 24 Berliner und 10 Münchner Agenturen selbst veröffentlichen (Berlin, München, uxagencies.com, Stand Oktober 2026).

Freelancer liegen meist darunter. Selbstständige UX-Fachleute, überwiegend Freelancer und Inhaber kleiner Büros, nannten im Branchenreport UX/Usability 2025 der German UPA im Mittel einen Tagessatz von 878 Euro (Spanne 550 bis 1.500 Euro, 32 Befragte). Report als PDF

Projektkosten: Erfahrungswerte aus dem deutschsprachigen Markt, abgeleitet aus den Stundensätzen, Stand 2026.

Vier Abrechnungsmodelle sind üblich:

• Nach Aufwand (Time and Material): Du zahlst die geleisteten Tage. Das bleibt flexibel, wenn Research die Richtung ändert; vereinbare ein Kostendach.
• Festpreis: passt zu klar abgegrenzten Leistungen wie einem Usability-Test. Bei offenen Aufgaben kalkulieren Agenturen Risikoaufschläge ein.
• Kontingent oder Retainer: eine feste Zahl von Tagen pro Monat für laufende Produktarbeit, oft mit Rabatt.
• Teampreis pro Sprint: ein festes Team zu einem festen Preis je Sprint, einem Arbeitszyklus von meist zwei Wochen.

Nicht immer im Angebot stehen die Rekrutierung von Testpersonen und ihre Aufwandsentschädigung, von etwa 50 Euro für eine Stunde mit Verbraucherinnen und Verbrauchern bis zu mehreren Hundert Euro bei Fachleuten. Dazu kommen Lizenzen für Werkzeuge, Reisekosten, zusätzliche Änderungsrunden, Nutzungsrechte und die Begleitung der Umsetzung. Und die Zeit deines eigenen Teams für Workshops, Feedback und Entscheidungen kostet ebenfalls.

Prüfschritt: Verlange von jeder Agentur den Aufwand je Phase und eine Liste der Ausschlüsse. Vergleiche Gesamtsummen, nicht Tagessätze.

8 Das Briefing: Was die Agentur von dir braucht

Ein gutes Briefing passt auf zwei bis drei Seiten und beantwortet acht Punkte. Der wichtigste und am häufigsten fehlende ist der Budgetrahmen.

1. Ausgangslage: Produkt, Anlass, was bisher passiert ist
2. Ziel und Messgröße: was sich ändern soll und woran du es merkst
3. Nutzergruppen: wer das Produkt nutzt, was du über sie weißt und was nicht
4. Umfang: was die Agentur leisten soll und was ausdrücklich nicht
5. Grundlagen: Daten, frühere Research-Ergebnisse, Designsystem, Technik
6. Rahmen: Zeitplan, Budgetrahmen, Regulierung, Barrierefreiheit, Datenschutz
7. Beteiligte: Ansprechperson, wer entscheidet, Fachbereiche, Entwicklung
8. Verfahren: Termine, Auswahlkriterien mit Gewichtung, gewünschte Form des Angebots

Den Budgetrahmen zu nennen, schwächt deine Verhandlungsposition nicht. Ohne ihn bekommst du Angebote für unterschiedlich große Projekte, die sich nicht vergleichen lassen.

Prüfschritt: Gib das Briefing vor dem Versand jemandem aus der Entwicklung und jemandem aus dem Fachbereich. Verstehen beide ohne Rückfrage, was gebraucht wird, ist es fertig.

9 Häufige Fehler bei der Agenturwahl

Die teuersten Fehler passieren vor dem Vertrag. Diese sieben kommen am häufigsten vor:

1. Nach Portfolio-Optik entscheiden. Schöne Oberflächen sagen nichts darüber, ob sie für deine Nutzergruppen funktionieren; Korrekturen nach dem Start kosten ein Vielfaches.
2. Zu viele Agenturen zum Gratis-Pitch einladen. Gute Agenturen sagen ab, und du bewertest Entwürfe ohne Research-Grundlage.
3. Den Budgetrahmen verschweigen. Die Angebote lassen sich nicht vergleichen, und du verlierst Wochen mit Nachverhandlungen.
4. Nach dem niedrigsten Tagessatz entscheiden. Weniger Erfahrung braucht oft mehr Tage, und am Ende zählt die Gesamtsumme.
5. Research streichen, um zu sparen. Fehlentscheidungen fallen dann erst auf, wenn die Entwicklung sie schon umgesetzt hat.
6. Die Entwicklung zu spät einbinden. Entwürfe, die technisch nicht passen, werden in der Umsetzung vereinfacht, oft genau an den wichtigen Stellen.
7. Barrierefreiheit ans Ende schieben. Nachträgliche Änderungen an Struktur, Farben und Bedienung kosten mehr als barrierefreie Gestaltung von Anfang an, und bei Angeboten, die unter das BFSG fallen, drohen Bußgelder.

Prüfschritt: Geht die Liste im Auswahlteam vor dem Start durch und haltet fest, wie ihr jeden dieser Fehler vermeidet.

10 Häufige Fragen